Inchecken doe je ook voor de onderstroom

“Check-in”
“Wel goed. Check.”
“Met mij is ook alles wel prima. Check.”
“Beetje saai, maar ik heb ook geen bijzonderheden. Checking in.”

Het zette me aan het denken; teams die eigenlijk altijd inchecken met bovenstaande input als ze de vraag krijgen om te delen wat ze bezig houdt, of wat ze willen delen om helemaal met hun aandacht bij het overleg te kunnen zijn.

Een ander voorbeeld:
“Ik heb zo’n vervelende ochtend gehad. Bij binnenkomst had ik al een moeilijk gesprek met een collega terwijl ik mijn jas nog aan had. De frustratie daarover ga ik nu parkeren, want ik zit hier met mijn Website en Marketing pet op. Dus bij deze: check in!”

Hoe voelt het om die check-in te horen?

Veel helderder toch?

Wat is inchecken?

Inchecken is je rol pakken, zonder jezelf te verliezen!
Want jij brengt jouw persoonlijke vaardigheden en energie maar richt dat nu via de rol op het doel van de bijeenkomst.

Het inchecken is een persoonlijk moment waarin je de stap maakt van je eigen persoonlijke zaken naar jouw rollen die relevant zijn voor het overleg. Des te beter je leert om de stap te maken van persoon naar je rollen, des te functioneler en efficiënter is je overleg.

Het uitchecken is evengoed ook een waardevol moment waarin deelnemers gevraagd wordt om te reflecteren op het proces.

Even kort over de check-out. Bij de check-out maak je de overgang van jouw rollen in de context van de cirkel naar een andere context zoals een volgend overleg of een pauzewandeling. Zo’n check-out is voor sommigen de eerste keer dat ze reflecteren op het proces de ‘hoe’ in plaats van enkel de ‘wat’. Dat reflecteren kun je leren en dan helpt het als je de taal daarvoor hebt. Maar terug naar het inchecken.

Beter inchecken

Het kan absoluut waar zijn, dat je voldoende hebt aan alleen ‘check’ zeggen. Maar als het een patroon wordt, vraag jezelf dan eens af:

  • Durf ik zichtbaar te zijn? Meer tijd nemen voor je check-in dan je collega’s doen, kan leiden tot (onuitgesproken) aannames zoals “ze denken vast dat ik teveel tijd neem”.
  • Weet ik écht wat hier de rol, doel en context zijn? Veel mensen stappen een meeting in met een vaag idee van wat ze te doen staat. Maar bedenken wat de huidige context is en hoe die zich verhoudt tot de grotere context, wat doelen zijn en of die echt helder en expliciet zijn en welke rol jij hebt, zowel als collega als ten opzichte van de doelen, wat zijn de grenzen en verwachtingen van de rol; dat is echt nog niet zo makkelijk.
  • Heb ik echt geen (of weinig) gedachten, die losstaan van deze bijeenkomst? Wie mediteert kan goed gedachten waarnemen en weet ook hoe moeilijk dat is. Ook om gedachten los te laten. Het helpt om je bewust te zijn van je gedachten zodat je ook los kunt laten wat niet bij de bijeenkomst hoort.
  • Welk taalgebruik hoort bij mijn rol? Tijdens het inchecken verschuif je van ‘ik…’ naar ‘in mijn rol als…’. Je rol goed vervullen ten opzichte van het doel kan ook betekenen dat je meer feitelijke dan persoonlijke informatie gaat delen. Dat vraagt in je brein echt een shift en het helpt als je actief werkt aan het verbeteren van je verbale vaardigheden.


    Waarom zou je uitgebreider inchecken?

    De check-in is bedoeld om voor jezelf de stap te kunnen maken van de ene context naar de andere context en jouw rol daarin. Dat is roldenken. Dus als jij gemotiveerd bent om je rollen optimaal te vervullen, dan zorg je dat je goed kunt inchecken.

    Er is echter nog een reden, namelijk teamdenken. Door goed in te checken, bouw je ook aan het vertrouwen onder collega’s. Je laat zien dat je serieus je rol oppakt. Maar je deelt ook wat er nog meer bij jou speelt. Die kennis expliciet maken helpt jouw collega’s. Als jij namelijk niet deelt dat je wat vermoeid of teruggetrokken bent, dan zullen zij dat toch oppikken. Jij wordt dan (onbedoeld) een trigger voor hen.

    Veelvoorkomende triggers zijn:
    – fronzen
    – achterover hangen in je stoel
    – veel energie in je stem hebben
    – enorm snel door de agenda heen werken

    Veelvoorkomende reacties op triggers zijn:
    – gedachte-invullingen maken (bij fronzen bijvoorbeeld: “zij is teleurgesteld in haar collega’s”)
    – een reddersrol pakken en jou motiveren (bij achterover hangen)
    – terugtrekken (als je boos overkomt, kruipen anderen in hun schulp)
    – negatieve voorspellingen maken (“als we zo snel door de agenda gaan, hebben we niets serieus behandeld”)

    Door de trigger-reactie dynamiek haal je onbewust anderen uit hun functionele rol.

    Hoe goed ben jij in inchecken?

Beter communiceren = beter zelforganiseren

Ken je dat? Je komt met een nieuw idee en er komt een gesprek op gang tussen jou en je collega’s:

“Zullen we een nieuwe meetup organiseren?”
“Ja, maar daar zit toch niemand op te wachten?
“Dat weten we toch helemaal niet?
“Oh ja? Vorig jaar hebben we hetzelfde geprobeerd en toen werd het niks.”
“Dat was in heel andere omstandigheden.”
“Nou, het is jouw rol, maar ik vind het niks.”
“Ik kijk nog wel wat ik doe.”

In zelforganisatie is het belangrijk om goede communicatie te hebben tussen mensen in hun rollen. Juist omdat iedereen de vrijheid heeft om zelf invulling te geven aan hun rollen, is afstemming cruciaal. Oftewel, je wilt transparant zijn over je werk. Maar… in de praktijk lopen gesprekken niet altijd makkelijk.

Voorkom dooddoeners

Voorbeelden van niet-functionele afstemming tussen rollen:

Ja-maar…

In bovenstaand voorbeeld wordt er op een voorstel gereageerd met een ‘ja-maar’. Misschien heeft degene die met ja-maar begint wel nuttige informatie, maar die informatie komt niet over en de kans is groot dat er niets mee gedaan wordt. Want als jouw gesprekspartner met een ja-maar op de proppen komt is de kans groot dat je je afsluit voor wat hij of zij te zeggen heeft.

Dat komt doordat ja-maar gelijktijdig tegenstrijdige informatie inbrengt. Een symbolische overeenkomst (de ‘ja’), direct gevolgd door een ander standpunt (de ‘maar’). Met een ja-maar zeg je dus ‘ja’ en ‘nee’ tegelijkertijd. En als ontvanger heb je alleen oor voor de ‘nee’.

Om goed samen te kunnen werken is het belangrijk dat er informatie-overdracht plaatsvindt.
Bij bijvoorbeeld ja-maars, afkraken, suggestieve vragen of geinen is de kans groot dat dit niet lukt.

Voorspellingen

“Ik stel voor om onze tarieven met 15% te verhoging vanwege de hoge inflatie.”
“Onze klanten gaan zo’n prijsverhoging nooit accepteren. Ze lopen allemaal naar de concurrent. We zitten vast aan onze huidige prijzen”.

Dit is een voorbeeld van een negatieve voorspelling, een gedachte die je onrustig maakt. Wat de onrust veroorzaakt is dat de inbrenger deze informatie behandelt als een feit, er vanuit gaat dat dit ook écht gaat gebeuren en daar ook naar handelt. Terwijl de toekomst niet voorspeld kan worden. Er is in het voorbeeld immers ook een kans dat de klanten de prijsverhoging wel accepteren.

Bij zelforganisatie is een van de uitgangspunten experimenteren en leren. Om dat veilig te kunnen doen stellen we elkaar vaak vragen die helpen om van een negatieve voorspelling terug te komen in de realiteit. Vragen zoals “Is het veilig genoeg om te proberen?” of “Als je dit niet zeker weet en het dus een voorspelling is, kunnen we nog op tijd bijsturen als het gebeurt?”. Deze vragen vind je bijvoorbeeld terug in het roloverleg van Holacracy, bij het toetsen van bezwaren.

(Communicatieve) interventies in zelforganisatie

Holacracy zo ingericht dat je geholpen wordt in goed communiceren. Bijvoorbeeld door:

  • Facilitator onderbreekt en brengt de aandacht terug naar de indiener van het agendapunt
  • Check in en out: helpt om van context te wisselen en te reflecteren
  • Van “Ik wil graag…” (persoonlijk), naar “In mijn rol als…” (onderwerpgericht)
  • Wat heb je nodig? Een vraag, die je helpt om helder en doelgericht informatie in te brengen
  • In werkoverleg vraagt de Facilitator aan de inbrenger van het agendapunt “Helpt dit?” als er veel input komt uit de groep. Zo wordt een inefficiënt patroon doorbroken.

communiceren in zelforganisatie

Zélf beginnen met anders communiceren

Holacracy mag je dan ondersteunen in goed communiceren, het is niet altijd genoeg. Als de informatie-overdracht stokt, kun je als teamlid het gesprek ombuigen door andere verbale gedragingen te kiezen. Bijvoorbeeld door niet meer ja-maar te zeggen, maar zelf eerst actief gaan luisteren en samenvatten.

Het effect van ombuigen is dat je als team veel beter leert om informatie te verzamelen en te integreren. Je kunt dan de (menings)verschillen benutten in plaats van ze te vermijden of te bevechten. Daarmee verbetert zowel het samenwerkklimaat als de productiviteit van het team.

Beter worden in communiceren door jezelf te trainen

Een heel behulpzame methode om jezelf te trainen in communicatie is SAVI®. Dat staat voor Systeem voor Analyseren van Verbale Interactie. Het systeem is ontwikkeld op basis van theorie. Met SAVI kijk je zowel naar wat er gezegd wordt als naar hoe het gezegd wordt (de toon). SAVI brengt je een manier van denken over en beschrijven van communicatie. Daarmee stelt het je in staat om te begrijpen en te verklaren wat er gebeurt in welk gesprek dan ook; te voorspellen wat er waarschijnlijk vervolgens gebeurt en mogelijkheden om het gesprek te veranderen, als je dat wilt.

Met SAVI ontwikkel je een gemeenschappelijke taal voor communicatie zodat je samen kunt communicatie kunt ontrafelen en kunt leren om de communicatie te verbeteren.

Afgelopen maand gaf Paula Nordhauzen, gecertificeerd SAVI® trainer, SAVI-introductie bij OCD Opleidingen in Deventer. OCD Opleidingen werkt zelforganiserend met ondersteuning van Energizer Erik Slotboom en wil graag meer invloed op het klimaat waarin ze samenwerken en de productiviteit.

Bij zelforganisatie is het nog belangrijker om goed te begrijpen wat je aan communicatie doet, hoe de communicatie van de ander geïnterpreteerd kan worden en je eigen rol daarin. CEO zijn van je eigen rollen geeft je nogal verantwoordelijkheid, ook over hoe je communiceert. Sinds de introductietraining komt SAVI regelmatig bij ons voorbij, tijdens de lunch, overleggen en op andere momenten. Het thema is actueel. – Micha te Wieske van OCD Opleidingen.

Wat deelnemers zeggen:

“Ik heb vooral geleerd dat je door bepaalde gedragingen een gesprek een andere kant op kunt krijgen. Daar is wel veel oefening en analyse voor nodig.”

“Dat je echt bij jezelf moet beginnen om een gesprek in goede banen te leiden.”

“Dat ik invloed kan uitoefenen op gesprekken die niet lopen, in plaats van mezelf dan weg te cijferen, vechten of vluchten of ‘toe te geven’.”

Ben je nieuwsgierig hoe je je eigen communicatiepatronen kunt analyseren en wil je meer keuze hebben in je eigen verbale gedragingen?

In juni organiseert Energized.org de SAVI® communicatie training voor zelforganiserende organisaties. Deze workshop komt overeen met de officiële SAVI-introductie workshop.

Meer info over de workshop

Energized.org

Paula Nordhauzen is gelicenseerd SAVI® Trainer. Na haar studie Communicatie ging ze aan de slag als projectleider. Nu gebruikt ze haar kennis van teamontwikkeling, zelforganisatie en communicatie om teams tot leven te brengen en zich te ontwikkelen. Ze heeft veel artikelen geschreven over deze onderwerpen en een boek over groepsdynamiek.

Erik Slotboom is een doorgewinterd zelforganisatie coach met een focus op de communicatie en groepsdynamiek. Hij begeleidde al tientallen organisaties op hun pad naar zelforganisatie. Hij volgt de SAVI-opleiding.

rolhelderheid

Swingend switchen van rol: het nut van rolhelderheid

Willem werkt veel vanuit huis. Voordat hij bij KrachtPracht aan de slag ging, werkte Willem bij een grote PR agency. Daar waren de werktijden nogal strak en hij kreeg gegarandeerd een sneer van zijn manager als hij ook maar 2 minuten te laat was. Toen hij bij het zelforganiserende bedrijf KrachtPracht ging werken, rolde hij bijna van zijn stoel van de mogelijkheden. 

Hij mag nu zelf beslissingen nemen in zijn rollen, zelf bepalen wanneer hij wil werken en waar. Als hij nu met oud-collega’s zit bij te praten, geloven ze er niets van dat Willem werkelijk zijn uren maakt en echt zelf bepaalt welke projecten hij wanneer op wil pakken. 

Het was ook wel even wennen. De eerste week was hij nog enthousiast begonnen, de tweede week zat hij op de fiets naar huis van het kinderdagverblijf en deed onderweg hooguit nog even snel een boodschapje. Zodra Willem weer thuis was, maakte hij een planning voor de dag, koos welke projecten hij eerst wilde aanpakken en ging aan de slag.

Na een tijdje werd vanuit huis werken lastiger. Willem zat wat te klagen bij zijn vriendin dat het moeilijker werd om werk prioriteit te geven boven de berg was en boodschappen. En die afleiding van social media helpt ook al niet. Al heeft hij er erg veel lol in om elke dag even een foto voor de surfclub te plaatsen en te reageren op de comments. ‘Ik kom er gewoon niet toe om te beginnen met werken’. 

De vriendin van Willem vertelt over haar werk als verpleegster. ‘Zodra ik mijn uniform aan doe ben ik alleen nog maar met mijn hoofd bij mijn werk. Zeker als we in de team meeting ‘s ochtends even de patiënten op de afdeling bespreken. Dan weet ik weer waarom ik het doe.’

Willem besluit van het verhaal te leren en zichzelf bewuster te zijn van wat hij doet, waar hij het doet en waarom.

Onduidelijkheid over rollen en grenzen

In bovenstaand verhaal herken je misschien al verschillende contexten, welke rol Willem speelt in elk van die contexten en je ziet hoe makkelijk ze door elkaar lopen.

Of jouw organisatie nu zelforganiserend werkt of je werkt bijvoorbeeld voor een traditionele grote multinational; je switcht per dag altijd een paar keer van rol.  

Bijvoorbeeld van geliefde, naar ouder, naar chauffeur, naar collega enzovoort. Meestal merk je er niets van totdat je je bijvoorbeeld een keer oncomfortabel voelt omdat je rol niet duidelijk is of omdat je wel van context, maar niet van rol geswitcht bent. Helderheid over je rollen geeft je rust, structuur en energie. 

Als binnen jouw team de rollen helemaal helder zijn en je de rollen bewust een plek in de structuur geeft, is het werkklimaat aangenamer en worden doelen sneller behaald.

Leer er gebruik van te maken

Context-rol-doel is daarmee een gereedschap dat je in kunt zetten om je team te ondersteunen en kaders te creëeren, die vrijheid geven. Tijdens de workshop Rock je team op 14 en 15 november leer je dit principe beter te begrijpen en toe te passen in je eigen context. Na de workshop begrijp je dat de context waarin je werkt voor een groot deel bepaalt welk gedrag je vertoont.

Wat is zelforganisatie?