Je hebt een duidelijke opdracht gekregen met je project. Binnen een paar maanden ontwikkel je een complex HR-proces, beschrijf je protocollen of ontwikkel je een nieuw product. Daarvoor heb je veel mensen nodig. Die kunnen je nu helpen met informatie of produceren. Je hebt ook mensen nodig, die eigenaarschap hebben over de volgende stap: zoals het lanceren of uitvoeren.

Al die mensen – jouw stakeholders – doen al mee aan het project zonder dat ze iets doen. Betrek ze daarom vanaf de eerste dag en neem ze mee op het ontwikkelpad.

Do’s projectcommunicatie

– kies het medium en boodschap dat aansluit bij de ontvanger.
Want tja, rapporten lezen, dat doet niemand en al helemaal niet iemand met een functie als verpleegkundige.
– maak het visueel aantrekkelijk: maak eens een luchtig filmpje of vrolijk foto’s met de huisstijlkleuren
– maak het levendig
– maak het persoonlijk en relevant voor de lezer
– wees persoonlijk als zender alsof je altijd 1-op-1 communiceert
– reageer altijd dankbaar op alle input
– verbind mensen met elkaar: geef ze een platform om in contact te komen
– maak haakjes zodat je een vervolg hebt (zie voorbeeld onderaan)
– ontwikkel rituelen zodat mensen weten wat ze kunnen verwachten
– deel de taart: geef anderen alle mogelijke credits voor hun bijdrage
– laat de mensen niet naar jou komen, maar ga naar hun toe
– maak geld beschikbaar voor projectcommunicatie
– zorg dat je bereikbaar bent voor echt iedereen tijdens bijvoorbeeld een koffie-uurtje of meedenktanksessie

Don’ts projectcommunicatie

– wees niet te zuinig, ook mensen die niet direct belanghebbende zijn kunnen wel je ambassadeur worden
– ben je geneigd om eerst alle informatie compleet te hebben? Niet doen! Update mensen met wat je hebt. Je hebt ongetwijfeld iets wat ze nog niet wisten en anders is het alleen al fijn om van je te horen.
– je afhankelijk maken van je interne opdrachtgever, doe dat niet. Zorg dat je heldere afspraken hebt, zodat je zelf voortvarend op iedereen af kunt stappen en met iedereen kunt communiceren. Een opdrachtgever die altijd in de CC-staat, krijgt op die manier te veel informatie (overbodigheid is ook ruis). Bovendien ben je prima in staat om zelf te bedenken wie je waarvoor moet hebben.
– klinkt als een open deur: houd alle interne belanghebbenden op de hoogte tijdens je project. Dus niet pas als je de eindstreep in zicht hebt.
– wacht niet tot de afdeling Communicatie het voor jou oppakt. Stem af, maar wees voortvarend.

Voorbeeld projectcommunicatie

Maak haakjes zodat je kunt opvolgen

Je hebt een digitale vragenlijst gemaakt omdat je veel data wilt verzamelen. Bedenk dan alvast dat die vragenlijst je ook helpt om de kwalitatieve data (interviews bijvoorbeeld) in een context te zetten. Houd daarom de digitale versie lekker kort. Mensen, die de digitale vragenlijst voor je invullen zijn eerder gemotiveerd en langer betrokken bij jouw project als je ze informeert over de resultaten. Vraag ze om die resultaten ook te delen met collega’s, bijvoorbeeld door er een leuke flyer over te maken.

Een verrassing verloten onder de deelnemers is een extra motivatie om de vragenlijst in te vullen. In een droomwereld is iedereen al gemotiveerd, maar in de praktijk is dat gewoon leuk en het extra duwtje. Als je dan de verrassingen uit gaat delen, dan heb je direct weer een contactmoment en een aanleiding om organisatiebreed weer even publiciteit te genereren.

De managers zijn te druk om jou te woord te staan

Maak eens een filmpje of een fotoverslag van jouw activiteiten en koppel daar een oproep aan. De drukste managers vinden het hartstikke leuk om te zien watvoor werk er ondertussen ook verzet wordt, terwijl zij hun eigen dingen doen. Als je dat koppelt aan een verzoek of vraag, dan heb je zomaar kans dat die wel beantwoord wordt omdat je ze enthousiast hebt gemaakt en ze het gevoel hebben snel iets terug te kunnen doen. Veel effectiever dan de zoveelste email of terugbelverzoek via de secretaresse.