Kan AI de toon in communicatie herkennen?

Toon, of de manier waarop iets wordt gezegd, speelt een cruciale rol in menselijke interacties. Het gaat niet alleen om de woorden die we gebruiken. Maar ook om hoe we ze uitspreken – of het nu vriendelijk, sarcastisch, boos of opgewonden is. Kan AI dit ook?

Technologische vooruitgang

AI heeft de afgelopen jaren enorme stappen gezet in natuurlijke taalverwerking (NLP). Moderne AI-systemen, zoals GPT-4, zijn in staat om complexe zinnen te begrijpen en te genereren. Deze systemen kunnen contextuele hints oppikken die mensen gebruiken om de betekenis en toon van een gesprek te interpreteren.

Bijvoorbeeld, een zin als “Dat was echt geweldig” kan, afhankelijk van de context, oprecht of sarcastisch zijn. AI kan deze nuances steeds beter onderscheiden dankzij machine learning-algoritmen die getraind zijn op grote hoeveelheden geannoteerde data.

AI interpreteert de toon in communicatie door gebruik te maken van geavanceerde natuurlijke taalverwerkingsmodellen (NLP) en machine learning-algoritmen. Deze technologieën zijn getraind op enorme datasets met teksten die zijn geannoteerd met emotionele en contextuele informatie. Door patronen te herkennen in woordkeuze, zinsstructuur en context, kan AI inschatten of een bericht positief, negatief, neutraal, sarcastisch of op een andere manier emotioneel geladen is.

Daarnaast worden deep learning-modellen zoals neurale netwerken ingezet om intonatie en prosodie in gesproken taal te analyseren. Dit stelt AI in staat om subtiele variaties in stemhoogte, tempo en volume te detecteren. Die wijzen op verschillende emoties en toon. Door deze gegevens te combineren met contextuele hints uit de tekst zelf, kan AI een redelijk nauwkeurige inschatting maken van de toon van een communicatie-uiting.

Deep learning

Een deep learning-model is een kunstmatig neuraal netwerk met meerdere lagen van verborgen eenheden die complexe patronen in gegevens kunnen leren en herkennen.

De eenheden in een deep learning-model zijn neuronen, geïnspireerd op de werking van neuronen in het menselijk brein. Deze neuronen zijn gerangschikt in verschillende lagen, zoals inputlagen, verborgen lagen en outputlagen, en werken samen om informatie te verwerken en te interpreteren.

Praktische toepassingen

Er zijn al enkele praktische toepassingen van AI in toonherkenning. Chatbots en virtuele assistenten gebruiken sentimentanalyse om de emotionele toon van tekst te bepalen.

Klantenservicetools analyseren klantinteracties om de tevredenheid of frustratie van klanten te beoordelen. Deze systemen zijn nuttig voor het verbeteren van klantbeleving en het bieden van gepersonaliseerde service.

Voorbeeld: Perspective API

Perspective API, ontwikkeld door Jigsaw, een technologiebedrijf. Perspective API maakt gebruik van geavanceerde machine learning-modellen om de toon en het sentiment in online discussies te analyseren. Dat doet de app met name op platforms zoals Reddit en online forums. Het identificeert potentiële gevallen van pesten, intimidatie en misbruik door taalpatronen te herkennen die wijzen op vijandigheid, bedreigingen of beledigingen. Wanneer de tool een mogelijk pestbericht detecteert, kan het platform moderatoren waarschuwen. Zij kunnen dan gepaste actie kunnen ondernemen, zoals het verwijderen van het bericht of het waarschuwen van de betrokken gebruiker.

Wat AI niet kan herkennen in communicatie

Ondanks de vooruitgang, zijn er aanzienlijke beperkingen. Toonherkenning vereist niet alleen het begrijpen van woorden, maar ook het interpreteren van intonatie, lichaamstaal en gezichtsuitdrukkingen in gesproken communicatie. Hoewel er AI-systemen zijn die stemintonatie kunnen analyseren, blijft het een uitdaging om de fnuances van menselijke emotie volledig te begrijpen.

Sarcasme, humor en culturele contexten zijn bijzonder moeilijk voor AI om nauwkeurig te detecteren en te interpreteren.

AI is er bijna

AI heeft zeker het potentieel om toon in communicatie te herkennen, maar de technologie is nog in ontwikkeling. Hoewel AI steeds beter wordt in het interpreteren van de context en emotie achter woorden, blijft menselijke intuïtie en begrip ongeëvenaard.

De combinatie van AI met menselijke interactie kan echter krachtige resultaten opleveren. Door AI te gebruiken als een hulpmiddel, kunnen bedrijven en individuen hun communicatie effectiever en efficiënter maken.

Kortom, AI is in staat om toon in zekere mate te herkennen, maar het zal nog enige tijd duren voordat het de subtiliteiten van menselijke communicatie volledig kan evenaren.

Stijgen of glijden: wat is een autoriteitskwestie?

Iemand neemt leiderschap op en je hebt daar direct (onbewust) een reactie op. Dat is een autoriteitskwestie.

Bijvoorbeeld door in je reactie ‘ja’ te zeggen, maar ‘nee’ te doen, te laat te komen, passief te volgen zonder je eigen kennis in te brengen, tegen de ander in te gaan, de ander te onderbreken, je niet aan een opdracht te houden, weglopen zodra iemand zegt dat je iets moet doen of juist met harde toon direct een tegenargument inbrengen.

Autoriteitskwestie is het ondermijnen van leider door meegaandheid (glijden) of verzet (stijgen).

Met glijden bedoel ik dat je meebeweegt zonder dat dat een bewuste keuze is. Je plaatst jezelf als het ware lager dan de ander in autoriteit. Bij stijgen, stijg je boven de ander uit. Je zet jezelf boven de ander.

Meestal ben je je niet bewust van de gedragingen die voortkomen uit de autoriteitskwestie. Als je er op gaat letten, zal je steeds vaker ontdekken dat je eigen gedrag een reactie is op het opnemen van autoriteit (zelfs het opnemen van je eigen autoriteit). Je reactie is een strategie om om te gaan met autoriteit die je ooit het gevoel gaf machteloos te zijn. Veel van deze gedragingen zijn dan ook ontstaan bij je ouders of op school.

Sabotage

Anno nu ondermijn je met je gedrag autoriteit: je wordt meegaand of gaat je verzetten. Je ondermijnt daarmee de samenwerking in een team, gezin of club. En vaak is dat ontzettend subtiel. Zo span je misschien onbewust samen met collega’s door tijdens een vergadering je mond te houden, maar bij het koffieapparaat met je collega’s te roddelen over de slechte keuzes van de leidinggevende.

Voorbeelden van het uitleven van de autoriteitskwestie

Een aantal voorbeelden worden genoemd in Leve het Team. Groepsdynamiek: van boosdoener naar bondgenoot:
– Informatie inbrengen in een andere context
– Met een glimlach een steek onderwater geven
– Vlak voor een besluit een bommetje laten ontploffen
– Op je telefoon zitten tijdens een overleg
– Demonstratief oogcontact met anderen in een meeting
– Bedekt grappen maken (geinen)
– Je terugtrekken
– Feiten verdraaien, anders uitleggen

Speur naar je eigen autoriteitskwesties

Herken je voorbeelden? De eerste stap is om je eigen gedrag te gaan waarnemen. Helpt jouw gedrag aan het halen van de gezamenlijke doelen? Als dat niet zo is, dan word je misschien getriggerd in een oud patroon. Bijvoorbeeld als een collega je ‘meisje’ of ‘jochie’ noemt en je jezelf opeens heel krachtig met een tegenargument hoort komen in plaats van aan te geven dat je zo niet aangesproken wilt worden en dan rustig je informatie in te brengen.

Als je leert wat triggers voor jou zijn, dan krijg je de volgende keer bij die trigger een keuze om te vervallen in oud gedrag of iets anders te gaan doen.

“Hoe ondersteun je de leider die je hebt, niet de leider die je had willen hebben?”

Stijgen of glijden in gesprek

Herken je het patroon waarin je geneigd bent mee te gaan wat de ander ook zegt? Of juist het tegenovergestelde dat je impuls is om te gaan vechten door ook met spierballentaal te komen (je stijgt boven de ander uit).

Je neigt bijvoorbeeld naar glijden omdat je gesprekspartner met algemene waarheden komt waar je niet tegen kunt zijn.
Zoals een suggestieve vraag: ‘jij wilt toch ook niet dat…?’
Of een moet zo/ hoort zo: ‘ik doe dit voor je eigen bestwil’ of ‘iedereen weet dat je niet moet gaan sporten direct na het eten’.

Of je komt direct met spierballentaal, zoals ‘ik weet heus wel hoe dat werkt’ of je komt met beschuldigingen terug ‘jij weet het echt altijd beter, he?.

Je kunt jezelf trainen om de triggers te leren herkennen. En als je ze spot, kun je ook kiezen om iets anders te gaan doen dan glijden of stijgen. Zo train je je communicatieve vaardigheid door eerst op neutrale toon samen te vatten wat de ander zojuist heeft gezegd, of door een neutrale open vraag te stellen waarmee je uitnodigt om samen jouw standpunt te onderzoeken.

SAVI® is daarin een handig hulpmiddel. Met SAVI leer je namelijk patronen te herkennen en krijg je alternatieven voor stijgen of glijden.

AI voor Dummies

Voel je je – net als ik in eerste instantie – een buitenstaander langs de zijlijn die AI steeds vaker voorbij ziet komen? Dan neem ik je in deze serie blogs mee in de wereld van AI. Ik ben ook een nieuwkomer, maar ben voor een project over gespreksanalyse in de mogelijkheden van AI gedoken. Dat betekent dat ik nog lang geen specialist ben, maar je wel kan helpen oriënteren op verschillende invalshoeken.

Mijn eigen interesse gaat vooral uit naar verbaal gedrag: dus wat kan AI betekenen voor de manier waarop mensen met elkaar communiceren.

Down the rabbit hole

Ik ga proberen het heel toegankelijk te houden. Dat betekent dat ik onderwerpen aanraak, maar niet enorm de diepte inga. Klinkt logisch? Als je met AI aan de slag gaat verdwijn je met gemak ‘down the rabbit hole’.

Wat is AI?

Even terug naar het prilste begin. Kunstmatige intelligentie is de intelligentie van machines of software, in tegenstelling tot de intelligentie van mensen of dieren. Het is een vakgebied binnen de informatica dat intelligente machines ontwikkelt en bestudeert. Dat betekent dat AI niet heel nieuw is. Een rekenmachine is ook kunstmatige intelligentie.

Nu is vooral chatGPT hot. Je kunt makkelijk zelf een account aanmaken en chatGPT helpt je vervolgens met van alles en nog wat: van social media kalenders maken tot complete werkstukken schrijven. Je communiceert zoals je met een mens communiceert, oftewel je stelt vragen of geeft opdrachten. Daarbij geldt de gouden communicatieregel: wat je terugkrijgt hangt ervan af hoe goed jezelf input hebt gegeven.

Nu vraag je je misschien af hoe chatGPT leert en waar al die kennis vandaan komt. Het antwoord is simpel chatGPT wordt getraind door veel input te geven.

Het verschil tussen rule based en machine learning

In AI zijn er twee benaderingen: rule based en machine learning. Bij rule based AI worden regels geprogrammeerd die bepalen hoe de machine moet reageren op verschillende situaties. Een voorbeeld hiervan is een chatbot die op basis van vooraf geprogrammeerde regels reageert op specifieke vragen van gebruikers.

Bij machine learning leert de machine van data en past het zich aan om taken uit te voeren. Hierbij wordt gebruik gemaakt van algoritmes die gegevens analyseren en daaruit patronen leren herkennen. Een voorbeeld van machine learning is het trainen van een algoritme om afbeeldingen van katten te herkennen. Door het algoritme te voeden met een grote dataset van afbeeldingen van katten, kan het algoritme leren om nieuwe afbeeldingen van katten te identificeren.

Het is belangrijk om op te merken dat machine learning-algoritmes vatbaar zijn voor bias. Deze bias kan ontstaan door de gegevens die worden gebruikt om het algoritme te trainen, wat kan leiden tot ongewenste of oneerlijke resultaten. Bijvoorbeeld, als een machine learning-model wordt getraind op historische gegevens waarin bepaalde groepen worden benadeeld, kan het model deze vooringenomenheid repliceren in zijn voorspellingen of beslissingen.

Natural Language Processing (NLP)

Een ander belangrijk aspect van AI is Natural Language Processing (NLP), oftewel natuurlijke taalverwerking. NLP stelt computers in staat om menselijke taal te begrijpen en te verwerken op een manier die vergelijkbaar is met hoe mensen communiceren.

NLP wordt toegepast in diverse toepassingen, zoals chatbots, spraakherkenningssystemen, en automatische vertaaldiensten. Een voorbeeld van NLP is Named Entity Recognition, waarbij entiteiten zoals personen, organisaties en locaties worden geïdentificeerd en geëxtraheerd uit een stuk tekst. Deze technologie wordt vaak gebruikt in informatiewinningssystemen, sentimentanalyse en het categoriseren van tekstuele gegevens.

Door gebruik te maken van NLP kunnen computers menselijke taal begrijpen en ermee interacteren op een manier die voorheen niet mogelijk was. Dit opent de deur naar een breed scala aan toepassingen die de communicatie tussen mensen en computers kunnen verbeteren.

Waar ik nieuwsgierig naar ben is of AI al goed genoeg getraind is om ook te kunnen signaleren waar menselijke gesprekken vastlopen. Of waar zelfs sprake is van pesterijen of cyberbullying. Dat is de basisvraag voor mijn project PraatPraat waarover later meer.

Luistertip: Anita Simon podcast over communicatiepatronen

In deze podcast met de titel ‘Conversation Transformation: Overcome the Six Most Destructive Communication Patterns’ wordt Anita Simon geïnterviewd door de makers van herBusiness.

Klik hier en luister naar de podcast

In het kort

De manier waarop we praten, komt vaak voort uit gewoonte. Daardoor ben je je vaak niet bewust van een niet-werkend communicatiepatroon.

Totdat iemand je er op wijst.

In deze Engelstalige podcast geeft Anita Simon mooie voorbeelden bij ja-maar, klagen en aanvallen.

Anita Simon

Anita Simon ontwikkelde samen met Yvonne M. Agazarian SAVI® (Systeem voor het Analyseren van Verbale Interactie). Ze schreef ook het boek Conversation Transformation: Recognise and Overcome the 6 Most Destructive Communication Patterns samen met Ben Benjamin en Amy Yeager.

Bronnen

Internationale SAVI Communications website

SAVI Introductie workshop

Luistertip: Yvonne Agazarian podcast

In deze podcast interviewt Serge Prengel Yvonne Agazarian over systeemgericht denken.

Pareltje

“Phases of system development. If one knows what phase the system is in, one doesn’t give the system things that it can’t do… What you require, what you’re putting at the group to solve—the goals of the group—if you adjust those to what the group could do, there really is not much of a failure experience.”

Je kunt ook de uitgeschreven versie downloaden om te lezen.

Ontdekking

Dit stuk, direct aan het begin was nieuw voor me.
“It was started as a theory driven system. So I developed a theory and then something happened in the world—managed care came in. And when managed care came in it was obvious that there was going to be a finite amount of time allocated for patients. And my knowledge is that there’s really no way of telling how long a patient is going to need in order to reach the goals. And managed care was clearly going to interfere with that. So I thought that, then, there needed to be a way of developing some kind of system of practice, which enabled people to start, stop and then start again, with the same kind of therapy—not having to change styles of therapy, not having to change therapists. And if they did have to change therapists, it would be less difficult because the way the therapist worked would be similar.”

Over Yvonne Agazarian

Yvonne M. Agazarian ontwikkelde de theorie van menselijke levende systemen en de systeemgerichte praktijk ervan: SCT®. SCT is de afkorting van Systems-Centered® Training, een methode voor groepsontwikkeling.

Over Serge Prengel

Serge Prengel, LMHC, is de host van de Active Pause podcast

Serge Prengel is in private practice. He is a graduate of France’s Sorbonne University and HEC Business School. He was trained in Focusing, Core Energetics, and Somatic Experiencing. His work also draws from Systems-Centered theory.

Bronnen: Active Pause
Systems-centered® Training Research Institute
Leve het Team, Nederlandstalig boek over SCT

Bonustip: luister niet op je laptop, maar juist tijdens een wandeling buiten

SAVI® grid, handige tool

Het SAVI®-grid is een soort landkaart waarmee je leert om meer alternatieve communicatie-routes paraat te hebben. Zodat je naast jouw vertrouwde patronen, ook een andere keuze krijgt als je eigen patroon niet functioneel is.

In het SAVI-grid staan 43 verbale gedragingen, zoals bijvoorbeeld samenvatting, open vraag, bijval, mening, parafrase, grens aangeven, aanval en klacht.

Hier vind je het grid (voor eigen gebruik). Tijdens de training leer je deze optimaal te gebruiken.

Voorbeeld van ‘verbale gedraging’

Dé meestvoorkomende manier om meningsverschillen in te brengen is door je zin te beginnen met : “ja-maar…”

Een van de moeilijkheden van ja-maar is dat het niet altijd letterlijk uit ‘ja’ en ‘maar’ bestaat. Je hoort de tegenstrijdigheid wel in bijvoorbeeld ‘ja, én…’ of ‘ik zie je punt, toch…’.

Ja-maars’ concurreren door gelijktijdig tegenstrijdige informatie in te brengen:
een symbolische overeenkomst (de ja), plus een ander standpunt (de maar). We zeggen dan eigenlijk ja en nee tegelijkertijd.

Als ontvanger heb je alleen oor voor de ‘nee’.

Mensen zijn namelijk van nature waakzamer voor verschillen (nee) dan voor overeenkomsten (ja). Het gevolg is dat de gesprekspartners elkaar niet meer horen en als twee radiozenders alleen nog aan het zenden zijn zonder dat er werkelijk informatie wordt overgedragen.

Tijdens de SAVI-training leer je om je eigen ja-maar om te buigen waardoor het gesprek een heel andere wending kan krijgen en je samen met je gesprekspartner weer doelen kunt halen.

SAVI staat voor Systeem voor het Analyseren van Verbale Interacties. SAVI® en SAVIGrid® zijn geregistreerde handelsmerken van Claudia Byram & Frances Carter.

Therapie voor Kantoortijgers

Nieuwe aanpak voor teamwerk en gezondheid

Vernieuw de werkervaring. Een werkomgeving vol computers, werk wat zich veelal herhaald en maar matig overleg of openheid op de werkvloer?

Niemand zit te wachten op verzuim door rugklachten of burn-outs. Daarom is er ‘Therapie voor Kantoortijgers’. Therapie met een knipoog natuurlijk, maar waar het team zeker van opknapt. Dit initiatief richt zich op het verbeteren van teamcommunicatie en het bevorderen van een gezonde werkstijl, speciaal ontworpen voor de nuchtere noordelijke ondernemers. Dit is Teamcoaching nieuwe stijl!

Vier Buitenwerkdagen

Verspreid over zes maanden, omvat deze aanpak vier speciale werkdagen buiten de kantooromgeving. Deze dagen zijn bedoeld om teams samen te brengen in een ontspannen setting, weg van de dagelijkse kantoorroutine. Het doel? Samenwerken aan betere communicatie en het aanleren van gezondere gewoontes op het werk.

Kleine groepen, groot effect

Met een maximum van 16 deelnemers per groep krijgt iedereen voldoende persoonlijke aandacht. De activiteiten tijdens de buitenwerkdagen zijn zowel fysiek als mentaal uitdagend. Ze bevatten praktische oefeningen in teambuilding, beweging en communicatietraining. Het programma is hands-on en toegankelijk.

Fysieke en mentale voordelen

De impact van ‘Therapie voor Kantoortijgers’ op de fysieke en mentale gezondheid van kantoormedewerkers is aanzienlijk. Volgens onderzoek van de American Psychological Association verbetert regelmatige lichaamsbeweging niet alleen de fysieke conditie, maar vermindert het ook symptomen van depressie en angst. Door de nadruk op beweging tijdens de buitenwerkdagen, helpt het programma medewerkers om actiever te zijn, wat de kans op kantoorkwalen zoals rugklachten vermindert.

Mentaal gezien bieden deze activiteiten een welkome afwisseling van de dagelijkse routine, wat stressniveaus kan verlagen. De focus op teambuilding en communicatie tijdens deze dagen bevordert een gevoel van verbondenheid en verhoogt de algehele werkplezier.

Dit initiatief is een voorbeeld van hoe een creatieve aanpak in de bedrijfscultuur kan bijdragen aan het welzijn van medewerkers, wat uiteindelijk leidt tot een productievere en gezondere werkomgeving.

Ik had het mis

Ik ben Paula Nordhauzen, eigenaar van Evolutely, een bureau voor organisatieontwikkeling. Ik studeerde af in bedrijfscommunicatie, meende expert te zijn in communiceren…

totdat ik SAVI® leerde kennen.

De uitdagingen van communicatie in teams

Ooit het gevoel gehad dat je in cirkels praat? Dat gesprekken en vergaderingen vastlopen op dezelfde herhalende punten: ja-maars, voorstel op voorstel zonder besluit, geklaag en negatieve voorspellingen? Dat je gefrustreerd een vergadering verlaat?

Ik ontdekte dat ik keuze kon krijgen in mijn eigen reactie, door anders te communiceren. Dankzij SAVI dus.

Wat is SAVI?

Het Systeem voor het Analyseren van Verbale Interactie, ontwikkeld door Yvonne Agazarian & Anita Simon, biedt een nieuwe kijk op hoe we communiceren. Het is een praktisch en theoretisch model dat je helpt om je doelen in gesprekken te halen.

De voordelen van SAVI in teamcommunicatie

Dit systeem maakt gesprekken effectiever, korter en verrassend genoeg, leuker. Het fungeert als een GPS voor communicatie, waardoor je leert om productieve gesprekken te voeren in plaats van vast te lopen in onproductieve discussies.

Je leert met verschillende stijlen te navigeren, waardoor je in uitdagende gesprekken iets te kiezen hebt. Zo blijf je oprecht en authentiek in je communicatie.

De twee kernfuncties van SAVI

Enerzijds het aanpassen van verbale gedragingen om problemen op te lossen, anderzijds het diagnosticeren van groepsdynamiek in communicatie. Dit helpt bij het identificeren van effectieve communicatiepatronen.

SAVI in actie: Teamontwikkeling en persoonlijke groei

Het biedt inzicht in de fase van ontwikkeling van een team of groep, waardoor het een effectieve eerste stap naar teamontwikkeling kan zijn.

Want als teamleden elkaar steeds onderbreken, juist niets inbrengen of continu in herhaling vallen; dan kun je dat patroon ombuigen en weer on track krijgen door zelf iets anders te gaan doen.

Bijvoorbeeld door niet mee te gaan doen met ja-maar zeggen. In plaats daarvan ga je eerst iemand samenvatten. En als de ander zichtbaar ontspant omdat hij of zij zich gehoord voelt, ga je eerst voortbouwen op zijn of haar idee. En dan pas, ga je vragen of er ook ruimte is voor jouw input. Deze strategie is hartstikke pittig om uit te voeren, maar het resultaat is steeds weer verbluffend.

Hoe je SAVI kunt leren

Als gecertificeerd trainer bied ik workshops aan waarin deelnemers leren dit systeem toe te passen. Deze workshops, doorgaans twee dagen, zijn aanpasbaar aan verschillende behoeften.

Ben je klaar voor een transformatieve impact op zowel persoonlijke als professionele relaties? Ontdek nieuw perspectief op effectieve communicatie binnen organisaties!

Bel of app me op 06-41554489
Of stuur een email
De officiële SAVI Communications website

Teamdenken

Teamdenken gaat over het zien van het team als een geheel, in plaats van slechts een verzameling individuen. Door te kijken naar de relaties tussen mensen en de groep als geheel kun je gaan denken als een team: zowel qua productiviteit, doelstellingen als een aangenaam werkklimaat.

Daarmee is Teamdenken een manier van samenwerken. De verschillende structuren, methodes en gereedschappen die deze manier van werken omvat zijn allemaal systeemgericht: je kijkt naar het geheel, de context en zoekt de spanning op om daar te beginnen met het verzwakken van belemmeringen.

Voor teams is er een jaarprogramma Teamdenken.

Zet je Teambril op

Met de ‘teambril’ kijk je naar je team als een systeem. Hierdoor verschuift de focus van individuen naar patronen binnen het team.

Rol, Doel en Context afstemmen

Deze drie elementen zijn continu met elkaar verbonden. Je onderzoekt steeds hoe jouw rol bijdraagt aan het teamdoel binnen de gegeven context. Dit vereist heldere communicatie en een goed begrip van de verschillende rollen binnen het team.

Contexten: kun je meer in samenhang gaan zien. Het zijn geneste systemen, die met elkaar samenhangen. Je vraagt je doorlopend af wat de huidige context is en hoe die past binnen de grotere context.

Doelen probeer je voortdurend te verhelderen. In de dagelijkse praktijk doen we veel aannames over bijvoorbeeld een doel van een bijeenkomst, maar zelden maken we die expliciet. Door het wel expliciet te maken kun je ook je rol beschrijven.

Bij rollen is het de doorlopende uitdaging om ze preciezer te beschrijven. Met name wat het doel van de rol is en hoe de rol bijdraagt aan het doel van de context. Wees heel precies in wat collega’s mogen verwachten van je rol.

Groepsontwikkeling

Patronen doorbreken

Elk team en elke organisatie heeft bepaalde gedragspatronen. Denk aan roddelen, het zondebok maken van collega’s, luistergewoonten, en hoe teamleden met elkaar omgaan.

Minder persoonlijk nemen

Leer het onderscheid te maken tussen persoonlijke gevoelens en teamgerelateerde kwesties. Dit omvat het herkennen van de grenzen van je professionele rol en het managen van spanningen en frustraties binnen het team.

Als je al met roldenken werkt: leer dan het onderscheid te zien tussen werkrollen en persoonlijke rollen. Vaak worden persoonlijke rollen getriggerd in een werkcontext. Met Teamdenken krijg je een optie om ook die spanningen te verwerken.

Door de patronen die hierboven genoemd werden te gaan verkennen krijg je zicht op dynamieken binnen het team, die eerder onzichtbaar waren.

Door te zien hoe de groep als geheel onderhevig is aan de dynamiek, hoef je triggers, frustraties en ongemak ook niet zo persoonlijk te nemen.

Fasen van Teamontwikkeling benutten

Elk team doorloopt verschillende ontwikkelingsfasen. Om als team goed samen te werken, is het belangrijk om te focussen op vertrouwen en het benoemen van verschillen.

Verschillen integreren

Hoe goed een team zich kan ontwikkelen hangt af van hoe goed ze om kunnen gaan met verschillen. Soms worden die verschillen weggemoffeld, of juist uitgeleefd door aanvallen en beschuldigingen of (iets vriendelijker) met ja-maar…

Voordat je verschillen überhaupt op tafel kunt leggen, onderzoek je eerst de overeenkomsten.

Hoe een team verschillen kan leren integreren (en zich dus kan ontwikkelen)? Communicatie!

Communicatie als sleutel

Effectieve communicatie is essentieel voor teamdenken. Vaardigheden zoals actief luisteren, aannames verifiëren, en het vinden van gemeenschappelijke grond, zijn cruciaal voor een goede samenwerking.

Denk bijvoorbeeld aan:
– Actief luisteren
– Aannames checken
– Ruis uit de communicatie filteren
– Eerst overeenkomsten onderzoeken, daarna verschillen
– Samenvatten, in plaats van ja-maaren

Teamdenken: sterkere, meer verbonden en veerkrachtige teams

In de kern van effectief teamdenken, draait het allemaal om jouw vermogen om verder te kijken dan de individuele rollen en persoonlijkheden.

Benader dus elk gesprek, elke vergadering, en elk project met de ‘teambril’ op. Door ons te focussen op de synergie van het team als geheel, bouwen we aan een sterkere, meer verbonden en veerkrachtige werkomgeving. Onthoud dat de kracht van een team niet alleen in de som van zijn delen ligt, maar vooral in hoe deze delen samenwerken om gemeenschappelijke doelen te bereiken.

Dus, neem de tijd om de patronen, rollen en dynamieken binnen jouw team te observeren en te waarderen. Werk samen aan het creëren van een omgeving waarin iedereen zich gehoord, gewaardeerd en gemotiveerd voelt.

Hoe leer je samenwerken met Teamdenken?

Teamdenken bevat een aantal trainingen waarmee je gezamenlijke taal leert. Je leert onder andere te verkennen waar de spanning het meest zit en hoe je daar een eerste stap kan zetten om te gaan Teamdenken. Als organisatie besteedt je tijd aan je organisatie en dus niet alleen in de organisatie. Door samen tijd te spenderen aan proces ga je tussen de trainings- en coachingsessies leren hoe je meer productief kunt zijn en een samenwerking krijgt waarin iedereen zijn rol voluit kan pakken om bij te dragen aan het gezamenlijke doel.

Inchecken doe je ook voor de onderstroom

“Check-in”
“Wel goed. Check.”
“Met mij is ook alles wel prima. Check.”
“Beetje saai, maar ik heb ook geen bijzonderheden. Checking in.”

Het zette me aan het denken; teams die eigenlijk altijd inchecken met bovenstaande input als ze de vraag krijgen om te delen wat ze bezig houdt, of wat ze willen delen om helemaal met hun aandacht bij het overleg te kunnen zijn.

Een ander voorbeeld:
“Ik heb zo’n vervelende ochtend gehad. Bij binnenkomst had ik al een moeilijk gesprek met een collega terwijl ik mijn jas nog aan had. De frustratie daarover ga ik nu parkeren, want ik zit hier met mijn Website en Marketing pet op. Dus bij deze: check in!”

Hoe voelt het om die check-in te horen?

Veel helderder toch?

Wat is inchecken?

Inchecken is je rol pakken, zonder jezelf te verliezen!
Want jij brengt jouw persoonlijke vaardigheden en energie maar richt dat nu via de rol op het doel van de bijeenkomst.

Het inchecken is een persoonlijk moment waarin je de stap maakt van je eigen persoonlijke zaken naar jouw rollen die relevant zijn voor het overleg. Des te beter je leert om de stap te maken van persoon naar je rollen, des te functioneler en efficiënter is je overleg.

Het uitchecken is evengoed ook een waardevol moment waarin deelnemers gevraagd wordt om te reflecteren op het proces.

Even kort over de check-out. Bij de check-out maak je de overgang van jouw rollen in de context van de cirkel naar een andere context zoals een volgend overleg of een pauzewandeling. Zo’n check-out is voor sommigen de eerste keer dat ze reflecteren op het proces de ‘hoe’ in plaats van enkel de ‘wat’. Dat reflecteren kun je leren en dan helpt het als je de taal daarvoor hebt. Maar terug naar het inchecken.

Beter inchecken

Het kan absoluut waar zijn, dat je voldoende hebt aan alleen ‘check’ zeggen. Maar als het een patroon wordt, vraag jezelf dan eens af:

Durf ik zichtbaar te zijn? Meer tijd nemen voor je check-in dan je collega’s doen, kan leiden tot (onuitgesproken) aannames zoals “ze denken vast dat ik teveel tijd neem”.
Weet ik écht wat hier de rol, doel en context zijn? Veel mensen stappen een meeting in met een vaag idee van wat ze te doen staat. Maar bedenken wat de huidige context is en hoe die zich verhoudt tot de grotere context, wat doelen zijn en of die echt helder en expliciet zijn en welke rol jij hebt, zowel als collega als ten opzichte van de doelen, wat zijn de grenzen en verwachtingen van de rol; dat is echt nog niet zo makkelijk.
Heb ik echt geen (of weinig) gedachten, die losstaan van deze bijeenkomst? Wie mediteert kan goed gedachten waarnemen en weet ook hoe moeilijk dat is. Ook om gedachten los te laten. Het helpt om je bewust te zijn van je gedachten zodat je ook los kunt laten wat niet bij de bijeenkomst hoort.
Welk taalgebruik hoort bij mijn rol? Tijdens het inchecken verschuif je van ‘ik…’ naar ‘in mijn rol als…’. Je rol goed vervullen ten opzichte van het doel kan ook betekenen dat je meer feitelijke dan persoonlijke informatie gaat delen. Dat vraagt in je brein echt een shift en het helpt als je actief werkt aan het verbeteren van je verbale vaardigheden.

Waarom zou je uitgebreider inchecken?

De check-in is bedoeld om voor jezelf de stap te kunnen maken van de ene context naar de andere context en jouw rol daarin. Dat is roldenken. Dus als jij gemotiveerd bent om je rollen optimaal te vervullen, dan zorg je dat je goed kunt inchecken.

Er is echter nog een reden, namelijk teamdenken. Door goed in te checken, bouw je ook aan het vertrouwen onder collega’s. Je laat zien dat je serieus je rol oppakt. Maar je deelt ook wat er nog meer bij jou speelt. Die kennis expliciet maken helpt jouw collega’s. Als jij namelijk niet deelt dat je wat vermoeid of teruggetrokken bent, dan zullen zij dat toch oppikken. Jij wordt dan (onbedoeld) een trigger voor hen.

Veelvoorkomende triggers zijn:
– fronzen
– achterover hangen in je stoel
– veel energie in je stem hebben
– enorm snel door de agenda heen werken

Veelvoorkomende reacties op triggers zijn:
– gedachte-invullingen maken (bij fronzen bijvoorbeeld: “zij is teleurgesteld in haar collega’s”)
– een reddersrol pakken en jou motiveren (bij achterover hangen)
– terugtrekken (als je boos overkomt, kruipen anderen in hun schulp)
– negatieve voorspellingen maken (“als we zo snel door de agenda gaan, hebben we niets serieus behandeld”)

Door de trigger-reactie dynamiek haal je onbewust anderen uit hun functionele rol.

Hoe goed ben jij in inchecken?

← Eerdere blogs

Category: Communiceren