Ken je dat? Je komt met een nieuw idee en er komt een gesprek op gang tussen jou en je collega’s:

“Zullen we een nieuwe meetup organiseren?”
“Ja, maar daar zit toch niemand op te wachten?
“Dat weten we toch helemaal niet?
“Oh ja? Vorig jaar hebben we hetzelfde geprobeerd en toen werd het niks.”
“Dat was in heel andere omstandigheden.”
“Nou, het is jouw rol, maar ik vind het niks.”
“Ik kijk nog wel wat ik doe.”

In zelforganisatie is het belangrijk om goede communicatie te hebben tussen mensen in hun rollen. Juist omdat iedereen de vrijheid heeft om zelf invulling te geven aan hun rollen, is afstemming cruciaal. Oftewel, je wilt transparant zijn over je werk. Maar… in de praktijk lopen gesprekken niet altijd makkelijk.

Voorkom dooddoeners

Voorbeelden van niet-functionele afstemming tussen rollen:

Ja-maar…

In bovenstaand voorbeeld wordt er op een voorstel gereageerd met een ‘ja-maar’. Misschien heeft degene die met ja-maar begint wel nuttige informatie, maar die informatie komt niet over en de kans is groot dat er niets mee gedaan wordt. Want als jouw gesprekspartner met een ja-maar op de proppen komt is de kans groot dat je je afsluit voor wat hij of zij te zeggen heeft.

Dat komt doordat ja-maar gelijktijdig tegenstrijdige informatie inbrengt. Een symbolische overeenkomst (de ‘ja’), direct gevolgd door een ander standpunt (de ‘maar’). Met een ja-maar zeg je dus ‘ja’ en ‘nee’ tegelijkertijd. En als ontvanger heb je alleen oor voor de ‘nee’.

Om goed samen te kunnen werken is het belangrijk dat er informatie-overdracht plaatsvindt.
Bij bijvoorbeeld ja-maars, afkraken, suggestieve vragen of geinen is de kans groot dat dit niet lukt.

Voorspellingen

“Ik stel voor om onze tarieven met 15% te verhoging vanwege de hoge inflatie.”
“Onze klanten gaan zo’n prijsverhoging nooit accepteren. Ze lopen allemaal naar de concurrent. We zitten vast aan onze huidige prijzen”.

Dit is een voorbeeld van een negatieve voorspelling, een gedachte die je onrustig maakt. Wat de onrust veroorzaakt is dat de inbrenger deze informatie behandelt als een feit, er vanuit gaat dat dit ook écht gaat gebeuren en daar ook naar handelt. Terwijl de toekomst niet voorspeld kan worden. Er is in het voorbeeld immers ook een kans dat de klanten de prijsverhoging wel accepteren.

Bij zelforganisatie is een van de uitgangspunten experimenteren en leren. Om dat veilig te kunnen doen stellen we elkaar vaak vragen die helpen om van een negatieve voorspelling terug te komen in de realiteit. Vragen zoals “Is het veilig genoeg om te proberen?” of “Als je dit niet zeker weet en het dus een voorspelling is, kunnen we nog op tijd bijsturen als het gebeurt?”. Deze vragen vind je bijvoorbeeld terug in het roloverleg van Holacracy, bij het toetsen van bezwaren.

(Communicatieve) interventies in zelforganisatie

Holacracy zo ingericht dat je geholpen wordt in goed communiceren. Bijvoorbeeld door:

• Facilitator onderbreekt en brengt de aandacht terug naar de indiener van het agendapunt
• Check in en out: helpt om van context te wisselen en te reflecteren
• Van “Ik wil graag…” (persoonlijk), naar “In mijn rol als…” (onderwerpgericht)
• Wat heb je nodig? Een vraag, die je helpt om helder en doelgericht informatie in te brengen
• In werkoverleg vraagt de Facilitator aan de inbrenger van het agendapunt “Helpt dit?” als er veel input komt uit de groep. Zo wordt een inefficiënt patroon doorbroken.

Zélf beginnen met anders communiceren

Holacracy mag je dan ondersteunen in goed communiceren, het is niet altijd genoeg. Als de informatie-overdracht stokt, kun je als teamlid het gesprek ombuigen door andere verbale gedragingen te kiezen. Bijvoorbeeld door niet meer ja-maar te zeggen, maar zelf eerst actief gaan luisteren en samenvatten.

Het effect van ombuigen is dat je als team veel beter leert om informatie te verzamelen en te integreren. Je kunt dan de (menings)verschillen benutten in plaats van ze te vermijden of te bevechten. Daarmee verbetert zowel het samenwerkklimaat als de productiviteit van het team.

Beter worden in communiceren door jezelf te trainen

Een heel behulpzame methode om jezelf te trainen in communicatie is SAVI®. Dat staat voor Systeem voor Analyseren van Verbale Interactie. Het systeem is ontwikkeld op basis van theorie. Met SAVI kijk je zowel naar wat er gezegd wordt als naar hoe het gezegd wordt (de toon). SAVI brengt je een manier van denken over en beschrijven van communicatie. Daarmee stelt het je in staat om te begrijpen en te verklaren wat er gebeurt in welk gesprek dan ook; te voorspellen wat er waarschijnlijk vervolgens gebeurt en mogelijkheden om het gesprek te veranderen, als je dat wilt.

Met SAVI ontwikkel je een gemeenschappelijke taal voor communicatie zodat je samen kunt communicatie kunt ontrafelen en kunt leren om de communicatie te verbeteren.

Afgelopen maand gaf Paula Nordhauzen, gecertificeerd SAVI® trainer, SAVI-introductie bij OCD Opleidingen in Deventer. OCD Opleidingen werkt zelforganiserend met ondersteuning van Energizer Erik Slotboom en wil graag meer invloed op het klimaat waarin ze samenwerken en de productiviteit.

Bij zelforganisatie is het nog belangrijker om goed te begrijpen wat je aan communicatie doet, hoe de communicatie van de ander geïnterpreteerd kan worden en je eigen rol daarin. CEO zijn van je eigen rollen geeft je nogal verantwoordelijkheid, ook over hoe je communiceert. Sinds de introductietraining komt SAVI regelmatig bij ons voorbij, tijdens de lunch, overleggen en op andere momenten. Het thema is actueel. – Micha te Wieske van OCD Opleidingen.

Wat deelnemers zeggen:

“Ik heb vooral geleerd dat je door bepaalde gedragingen een gesprek een andere kant op kunt krijgen. Daar is wel veel oefening en analyse voor nodig.”

“Dat je echt bij jezelf moet beginnen om een gesprek in goede banen te leiden.”

“Dat ik invloed kan uitoefenen op gesprekken die niet lopen, in plaats van mezelf dan weg te cijferen, vechten of vluchten of ‘toe te geven’.”

Ben je nieuwsgierig hoe je je eigen communicatiepatronen kunt analyseren en wil je meer keuze hebben in je eigen verbale gedragingen?

In juni organiseert Energized.org de SAVI® communicatie training voor zelforganiserende organisaties. Deze workshop komt overeen met de officiële SAVI-introductie workshop.

Meer info over de workshop

Energized.org

Paula Nordhauzen is gelicenseerd SAVI® Trainer. Na haar studie Communicatie ging ze aan de slag als projectleider. Nu gebruikt ze haar kennis van teamontwikkeling, zelforganisatie en communicatie om teams tot leven te brengen en zich te ontwikkelen. Ze heeft veel artikelen geschreven over deze onderwerpen en een boek over groepsdynamiek.

Erik Slotboom is een doorgewinterd zelforganisatie coach met een focus op de communicatie en groepsdynamiek. Hij begeleidde al tientallen organisaties op hun pad naar zelforganisatie. Hij volgt de SAVI-opleiding.